Trách nhiệm xác minh nguồn gốc sử dụng đất

Thẩm quyền xác định nguồn gốc sử dụng đất khi hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư nước ngoài được sở hữu nhà ở tại Việt Nam đăng ký, đề nghị cấp Giấy chứng nhận lần đầu là của UBND cấp xã nơi có đất áp dụng khi người sử dụng đất không có một trong những giấy tờ đất đai theo quy định tại Điều 100 Luật Đất đai 2013, Điều 18 Nghị định số 43/2014 NĐ-CP ngày 15/5/2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đất đai.

Đối với những trường hợp người sử dụng đất được Nhà nước giao, cho thuê đất hoặc đã có giấy tờ xác định về thời điểm, nguồn gốc, sử dụng đất thì dựa vào thông tin trên giấy tờ đó để xác định nguồn gốc đất.

Trình tự thực hiện

Trước khi thực hiện việc xác định thời điểm, nguồn gốc, quá trình sử dụng đất đề nghị người sử dụng đất cung cấp các giấy tờ có liên quan đến việc sử dụng đất, giấy tờ liên quan đến thời điểm, nguồn gốc quá trình sử dụng đất.

Trường hợp người sử dụng đất không cung cấp được bất kỳ loại giấy tờ nào liên quan đến thửa đất, UBND cấp xã đề nghị người sử dụng đất làm bản tự kê khai quá trình quản lý sử dụng đất.

Trên cơ sở đề nghị của người sử dụng đất UBND cấp xã phải thực hiện kiểm tra hệ thống hồ sơ địa chính (bản đồ, sổ mục kê, sổ địa chính...) đã lập qua các thời kỳ hiện đang lưu trữ tại UBND cấp xã; phối hợp với Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai, phòng Tài nguyên và Môi trường rà soát hồ sơ địa chính, các tài liệu có liên quan hiện đang quản lý lưu trữ tại cấp huyện, tỉnh.

Bước 1: Công tác chuẩn bị

- Tiến hành thu thập hồ sơ lưu trữ có liên quan đến thửa đất, người sử dụng đất để xác định rõ đối tượng, thời điểm cần phải xác minh làm rõ.

- Trên cơ sở xác định đối tượng, thời điểm cần xác minh UBND cấp xã (công chức địa chính, trưởng thôn, bản, tổ trưởng dân phố) thực hiện rà soát những người sử dụng đất có liên quan. Việc rà soát căn cứ vào quá trình quản lý sử dụng đất, việc quản lý nhân khẩu tại địa phương (cấp xã).

- Sau khi thu thập đầy đủ thông tin về những người sử dụng đất có liên quan UBND cấp xã tổ chức mời họp lấy ý kiến của khu dân cư.

- Các thông tin khác có liên quan đến thửa đất, người sử dụng đất (nếu có).

Bước 2: Họp Nhân dân lấy ý kiến

- Thành phần mời họp: Theo Mẫu số 05/ĐK ban hành kèm theo Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 của Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về hồ sơ địa chính, để đảm bảo khách quan đúng theo quy định của pháp luật mời cán bộ tư pháp xã, Công an xã dự họp.

- Đối với người được mời xác định thời điểm nguồn gốc sử dụng đất: (1) không phải là người đề nghị xác nhận nguồn gốc đất, người có quan hệ huyết thống với người đề nghị xác nhận nguồn gốc đất; (2) phải là những người sinh sống cùng thời điểm hình thành nguồn gốc sử dụng đất trên địa bàn xã, phường, thị trấn biết rõ về nguồn gốc và quá trình sử dụng đối với thửa đất đó.

Bước 3: Xác nhận thông tin về nguồn gốc

Việc thể hiện thông tin về nguồn gốc, thời điểm sử dụng đất được thể hiện bằng biên bản cuộc họp hoặc phiếu lấy ý kiến của khu dân cư Mẫu số 05/ĐK và phải thể hiện các nội dung sau:

1. Thông tin về người đề nghị xác nhận nguồn gốc:

Họ và tên, ngày tháng năm sinh; Căn cước công dân (CCCD) số..., là người có hộ khẩu thường trú, tạm trú tại... từ ngày... tháng... năm...

2. Thông tin về nguồn gốc đất:

2.1. Căn cứ đơn đề nghị xác nhận nguồn gốc đất của ông, bà... nguồn gốc thửa đất... (ghi thông tin tự kê khai của người sử dụng đất)

2.2. Cuộc họp thống nhất xác định

- Nguồn gốc sử dụng đất: đất khai hoang, nhận chuyển nhượng, cho tặng, thừa kế,... từ ngày... tháng... năm...

- Quá trình sử dụng đất: là quá trình sử dụng từ thời điểm bắt đầu đưa đất vào sử dụng đến thời điểm xác nhận nguồn gốc sử dụng đất… mục đích sử dụng đất…

Người sử dụng đất có sử dụng đất liên tục từ thời điểm bắt đầu sử dụng đất đến nay hay không... Nếu có thay đổi thì thay đổi từ thời điểm nào... mục đích sử dụng đất...

- Tình trạng tranh chấp đất đai:…

3. Thông tin về người tham gia xác nhận nguồn gốc đất:

Họ và tên...; ngày... tháng... năm sinh…; CCCD số...; địa chỉ thường trú...; là người sử dụng đất cùng thời điểm với thửa đất nêu trên (hoặc là người có hộ khẩu thường trú tại thôn (nơi có thửa đất cần xác nhận nguồn gốc...) từ thời điểm ngày... tháng... năm...

Được xác định bằng giấy tờ... để chứng minh (Thời điểm đăng ký hộ khẩu...; Giấy khai sinh...; Giấy tờ đất đai...; Giấy nộp thuế nhà đất...)

Quá trình xác minh nguồn gốc sử dụng đất phải đảm bảo tính khách quan, chính xác; không vì bất cứ lý do nào làm sai lệch thông tin, sai lệch về nguồn gốc, thời điểm sử dụng đất. Thửa đất có thể có nhiều chủ sử dụng qua các thời kỳ và có biến động về hình thể, diện tích, hình thức sử dụng nên quá trình sử dụng cần phải mô tả đầy đủ để cơ quan có thẩm quyền thực hiện công tác quản lý và có cơ sở xác định chính xác về nguồn gốc đất đai. 

Quá trình xác minh có thể lập thành nhiều biên bản tại nhiều buổi xác minh đối với các nhóm người biết thông tin về nguồn gốc thửa đất (để đảm bảo tính khách quan tránh sự tác động làm sai lệch về thông tin thửa đất). Sau khi xác minh thực hiện tổng hợp và điền đầy đủ thông tin vào mẫu phiếu lấy ý kiến của khu dân cư./.