Hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ  (21/04/2010 2:24 CH )

Trong những năm qua, Đảng và Nhà nước ta đã hết sức quan tâm đến công tác Văn thư, Lưu trữ. Đã ban hành nhiều văn bản pháp quy về công tác văn thư, lưu trữ làm cơ sở cho việc tổ chức và hoàn thiện hệ thống quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Từ đó, công tác văn thư, lưu trữ đã dần đi vào nền nếp, thực hiện nghiêm túc, đúng quy định, bảo đảm việc phục vụ hoạt động quản lý hành chính nhà nước có hiệu lực, hiệu quả...

Phần I

CÔNG TÁC VĂN THƯ

I. HƯỚNG DẪN CHUNG

1. Trách nhiệm đối với công tác văn thư:

     a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao, có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.

     b) Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, phải thực hiện nghiêm chỉnh quy định về công tác văn thư.

2. Nguyên tắc chung:

     a) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư theo quy định của pháp luật và hướng dẫn này.

     b) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

     c) Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn cụ thể tại Công văn này.

3. Giải thích từ ngữ:

     - Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức;

      -  Bản gốc văn bản là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt;

     - Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành. Bản chính có thể được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau;

     - Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính;

     - Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính;

     - Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định;

     - Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân;

     - Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

II. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến:

     a) Tiếp nhận văn bản đến:

     Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, cán bộ văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v...; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

     Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu Hoả tốcccc hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm); trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản.

     Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v...; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.

     b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến:

     Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:

     - Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.

     - Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật).

     - Đối với văn bản mật: Văn thư không được bóc bì. Trường hợp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đến mà bì trong có dấu Chỉ người có tên mới được bóc bìììì thì văn thư vào sổ số tài liệu ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì. Nếu người có tên ghi trên bì đi vắng thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Nếu thấy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến mà nơi gửi không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm. Nếu phát hiện tài liệu, vật mang bí mật nhà nước bị tráo đổi, mất, hư hỏng ... thì người nhận phải báo cáo ngay với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời.

     Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:

     - Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời;

     - Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản;

     - Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

     - Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;

     - Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.

     c) Đóng dấu Đến, ghi số và ngày đến:

     Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán .vvv

     Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu Đến; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu Đếnnnn; đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đếnnnn.

     Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu Đến mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết.

Dấu Đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

     d) Đăng ký văn bản đến:

     Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản, khi nhập văn  bản vào sổ theo dõi văn thư cần nhập vào đúng mục ký hiệu của văn bản. Đối với văn bản mang tính bí mật Nhà nước thì văn thư phải vào một sổ theo dõi riêng.

     - Việc cập nhật văn bản đến bằng máy vi tính được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc do Trung tâm Tin học tỉnh cung cấp.

     - Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.

2. Trình và chuyển giao văn bản đến:

     a) Trình văn bản đến:

     Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.

     Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).

     Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp là đơn thư thì được vào sổ đăng ký riêng) hoặc vào các trường hợp tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến.

     b) Chuyển giao văn bản đến:

     Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm những yêu cầu sau:

     - Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;

     - Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển cho đúng người nhận;

     - Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu Thượng khẩnnnn và Hoả tốc (kể cả Hoả tốc hẹn giờ) thì cần ghi rõ thời gian chuyển.

     Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu Đếnnnn, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.

III. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản:

     a) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản:

     Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.

     b) Ghi số và ngày, tháng văn bản:

     - Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật; Số của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm và năm ban hành văn bản đó. Số được ghi bằng chữ số ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; năm ban hành phải ghi đầy đủ các số, VD: 2006, 2007; Ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm tên viết tắt tên loại văn bản và tên viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản. VD; Quyết định quy phạm pháp luật của UBND các huyện, thành phố: Số: ....../2007/QĐ-UBND

     - Số, ký hiệu của văn bản hành chính

     Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm. Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được ban hành, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc đăng ký và đánh số văn bản. Số của văn bản được ghi bằng chữ số ả - rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

     Ký hiệu của văn bản hành chính

     + Ký hiệu của Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) và của các hình thức văn bản có tên loại khác bao gồm tên viết tắt tên loại văn bản và tên viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. VD: Chỉ thị của UBND huyện, thành phố được ký hiệu như sau: Số: ...../CT-UBND, VD: Quyết định (cá biệt) của Sở Kế hoạch và Đầu tư  được ký hiệu như sau  Số: ......./ QĐ-SKH

     + Ký hiệu của công văn bao gồm tên viết tắt tên cơ quan, tổ chức và tên viết tắt tên đơn vị soạn thảo, ví dụ: Công văn của Sở Công nghiệp tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo thì ký hiệu như sau: Số:......./SCN-VP, Công văn của UBND huyện, do bộ phận tổng hợp soạn thảo thì ký hiệu như sau: Số: ........./ UBND-TH

     Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và chữ viết tắt tên các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức phải được quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.

Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm mà lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký văn bản cho phù hợp, cụ thể như sau:

     + Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì có thể đánh số và đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản hành chính;

     + Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm, có thể lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo từng loại văn bản hành chính (áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đi đường, v.v...); vừa theo các nhóm văn bản nhất định (nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình, kế hoạch, báo cáo, v.vvvv, và nhóm công văn);

     + Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì nên đánh số và đăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính.

Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.

     - Ghi ngày, tháng văn bản

     Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành.

     Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày.....tháng....năm...; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả - rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.

     c) Nhân bản:
     Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định. Đối với văn bản mật việc in, sao, chụp tài liệu phải thực hiện theo các quy định sau:

     - Phải tiến hành ở nơi đảm bảo bí mật, an toàn do lãnh đạo cơ quan trực tiếp quản lý tài liệu, vật mang bí mật nhà nước quy đinh.

     - Lãnh đạo cơ quan quyết định việc in, sao, chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước và ghi cụ thể số lượng được in, sao, chụp, tài liệu vật in, sao, chụp phải được bảo mật như tài liệu vật gốc. Chỉ in, sao, chụp đúng số bản đã được quy định. Sau khi in, sao, chụp xong phải kiểm tra lại và huỷ ngay bản dư thừa, những bản in, sao, chụp hỏng.

     - Đánh máy, in, sao, chụp tài liệu mật xong phải đóng dấu độ mật, dấu thu hồi (nếu cần), đánh số trang, số bản, số lượng in, phạm vi lưu hành, nơi nhận, tên người đánh máy, in, soát, sao chụp tài liệu.

     - Không sử dụng máy vi tính đã nối mạng Internet đánh máy, in, sao tài liệu mật.

     - Tài liệu bí mật nhà nước sao, chụp ở dạng băng, đĩa phải được niêm phong và đóng dấu độ mật ghi rõ tên người sao, chụp ở bì niêm phong.

2. Đăng ký văn bản đi:

     Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính.

     a) Đăng ký văn bản đi bằng sổ:

     - Lập sổ đăng ký văn bản đi

     Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần để đăng ký các loại văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản đi mà cơ quan, tổ chức áp dụng. Đối với văn bản mang tính chất bí mật nhà nước thì cần lập một sổ theo dõi riêng.

     b) Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản:

     Việc cập nhật văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình Quản lý văn bản và hồ sơ công việc do Trung tâm Tin học tỉnh cung cấp.

3. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:

     Sau khi Lãnh đạo đơn vị ký văn bản, người trực tiếp soạn thảo văn bản chuyển toàn bộ hồ sơ công việc cho văn thư. Văn thư kiểm tra lần cuối về thể thức, hình thức văn bản; nếu phát hiện sai sót, phải kịp thời thông báo cho người soạn thảo hoặc Lãnh đạo đơn vị xem xét, giải quyết. 
     Văn thư sau khi kiểm tra hồ sơ trình ký và bản gốc của văn bản thì nhập các dữ liệu theo yêu cầu vào sổ theo dõi văn bản đi, đóng các dấu theo quy định.

     Văn thư không được cấp số văn bản trước. Trường hợp cần thiết cần xin số văn bản trước, người chủ trì xử lý văn bản phải báo cáo với Lãnh đạo đơn vị, được Lãnh đạo đơn vị đồng ý và cho ý kiến chỉ đạo văn thư thực hiện.

     Phát hành văn bản đi; Văn bản của cơ quan ban hành phải chuyển tới bộ phận văn thư và phải được làm thủ tục phát hành ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Bộ phận văn thư chịu trách nhiệm phát hành các văn bản của cơ quan và các tổ chức của cơ quan đến địa chỉ nhận. Trường hợp văn bản có đóng dấu chỉ mức độ 'khẩn' hoặc theo yêu cầu gấp của người ký, Văn thư phải thực hiện ngay, có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc qua mạng máy tính để thông tin nhanh.

     Việc gửi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải thực hiện theo các quy định sau:

     - Vào sổ: Trước khi gửi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải vào sổ 'Tài liệu đi' để theo dõi. Sổ 'Tài liệu đi' phải ghi đầy đủ các mục: Số thứ tự (đồng thời là số tài liệu gửi đi), ngày, tháng, năm, nơi nhận, trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn, người ký, ghi chú. Trường hợp gửi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ 'Tuyệt mật' thì cột trích yếu nội dung chỉ được ghi khi người có thẩm quyền đồng ý. Tài liệu gửi đi phải cho vào bì dán kín và chuyển đến văn thư để làm bì ngoài gửi đi.

     - Làm bì: Tài liệu mang bí mật nhà nước gửi đi phải làm bì riêng. Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được; hồ dán phải dính, khó bóc.

     Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ 'Mật' ngoài bì đóng dấu chữ C (con dấu chữ 'C' in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5 cm)

     Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ 'Tối mật' ngoài bì đóng dấu chữ B (con dấu chữ 'B' in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5 cm)

     Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ 'Tuyệt mật' gửi bằng hai bì:

     + Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu 'Tuyệt mật'. Nếu là tài liệu, vật gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu 'Chỉ người có tên mới được bóc bì'.

     + Bì ngoài: ghi như gửi tài liệu thường, đóng dấu ký hiệu chữ A (con dấu chữ 'A' in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5 cm)

     Đối với những văn bản đi có đóng dấu Tài liệu thu hồiiii văn thư phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại cần phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.

     Chuyển phát văn bản đi;

     Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức. Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức và cách tổ chức chuyển giao (được thực hiện tại văn thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá nhân), các cơ quan, tổ chức quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản theo hướng dẫn dưới đây:

     + Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao trong nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng.

     + Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do cán bộ văn thư trực tiếp thực hiện thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản, chỉ cần bổ sung cột Ký nhậnnnn vào sau cột Nơi nhận văn bảnnnn.

Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.

     - Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

Tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ. Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ.

     - Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện: Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng ký vào sổ. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận.

     - Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng: Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.

     - Chuyển phát văn bản mật: Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước khi vận chuyển phải được đựng trong bao bì chắc chắn bằng loại vật liệu phù hợp; khi cần thiết phải niêm phong theo quy định; có phương tiện vận chuyển bảo đảm an toàn trong mọi tình huống; trường hợp xét thấy cần thiết thì phải bố trí người bảo vệ việc vận chuyển các tài liệu, vật đó. Nếu vận chuyển theo đường bưu điện phải thực hiện theo quy định riêng của ngành bưu điện. Nơi gửi và nơi nhận phải tổ chức kiểm tra đối chiếu nhằm phát hiện những sai sót, mất mát để xử lý kịp thời; việc giao nhận phải được ghi đầy đủ vào sổ theo dõi riêng, người nhận phải ký nhận. Cán bộ đi công tác chỉ được mang những tài liệu, vật thuộc phạm vi bí mật nhà nước có liên quan đến nhiệm vụ được giao; phải được lãnh đạo trực tiếp duyệt và đăng ký với bộ phận văn thư; phải có kế hoạch bảo vệ tài liệu, vật mang bí mật nhà nước trong thời gian mang đi công tác; khi hoàn thành nhiệm vụ phải cùng bộ phận văn thư kiểm tra và nộp lại cơ quan. Nội dung bí mật nhà nước nếu truyền đưa bằng phương tiện viễn thông và máy tính thì phải được mã hoá theo quy định của pháp luật về cơ yếu.

     Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:

     - Đối với những văn bản đi có đóng dấu Tài liệu thu hồiiii, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;

     - Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận, do thay đổi địa chỉ, v.v...) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết;

     - Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.

4. Lưu văn bản đi:

     Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và một bản lưu trong hồ sơ. Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ quan, tổ chức phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ pH trung tính và được in bằng mực bền lâu. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền (được gọi là bản gốc).

     Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Những văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản.

Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn bản lưu tại văn thư.

     Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.

     Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật được lưu giữ, bảo quản chặt chẽ và sử dụng đúng mục đích. Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước sau khi xử lý xong phải được phân loại, lưu giữ vào hồ sơ, cất vào tủ, hòm hoặc két sắt, không được tự động mang ra khỏi cơ quan. Trường hợp cần thiết phải mang tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đi công tác, mang về nhà riêng thì phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan, đơn vị, phải đăng ký với bộ phận văn thư và có phương án bảo mật chặt chẽ. Mọi trường hợp khi phát hiện tài liệu, vật mang bí mật nhà nước bị mất, tráo đổi, hư hỏng hoặc bí mật nhà nước bị lộ phải báo cáo ngay với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp giải quyết kịp thời.

IV. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ

1. Quản lý và sử dụng con dấu:

     Nhân viên văn thư giữ con dấu và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức. Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Tuyệt đối không được đóng dấu khống chỉ.

2. Đóng dấu:

     Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Với các phụ lục kèm theo văn bản dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

     Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.

     Đóng dấu độ khẩn, mật

     Tuỳ theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo ba mức sau: hoả tốc, thượng khẩn hoặc khẩn. Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết đinh.

     Căn cứ vào quy định độ mật đối với tài liệu, vật mang bí mật nhà nước, khi soạn thảo tài liệu có nội dung bí mật nhà nước, người soạn thảo tài liệu phải đề xuất độ mật của từng tài liệu; người duyệt ký tài liệu có trách nhiệm quyết định việc đóng dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật) và phạm vị lưu hành tài liệu mang bí mật nhà nước. 

     Dấu độ mật được đóng ở dưới trích yếu nội dung công văn hành chính, dấu Tài liệu thu hồiiii được đóng ở phía bên trên quốc hiệu. Dấu khẩn được đóng ở phía dưới dấu độ mật. 

V. LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC

1. Mục đích việc lập hồ sơ hiện hành:

     - Mục đích

     a) Đối với từng cán bộ, nhân viên, công tác lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp công văn giấy tờ có khoa học, thuận tiện cho công việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, khi cần tài liệu tìm thấy ngay, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật công văn giấy tờ, nâng cao hiệu quả công tác, chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ tài liệu.

     b) Đối với chung cơ quan, đơn vị, công tác lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong cơ quan, phân loại công văn, giấy tờ trong cơ quan (hoặc đơn vị) một cách khoa học, quản lý hồ sơ của cơ quan được chặt chẽ, có kế hoạch lập và giữ những hồ sơ cần thiết, tránh được việc lập hồ sơ trùng lặp hoặc ngược lại, có việc cần lập hồ sơ nhưng không ai, không đơn vị nào lập.

2. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành:

     a) Lập bản danh mục hồ sơ:

     Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan cần lập trong năm. Bản danh mục hồ sơ giúp cho việc lập hồ sơ và phân loại tài liệu trong cơ quan, đơn vị được chủ động hợp lý, khoa học, thuận tiện cho việc kiểm tra, đôn đốc công tác lập hồ sơ, tăng cường ý thức và tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị tốt cho việc nộp lưu hồ sơ vào kho (hoặc phòng) lưu trữ cơ quan.

     Cách làm: Cuối năm, mỗi cán bộ, nhân viên (làm công tác công văn, giấy tờ) dự kiến những hồ sơ mình phải lập trong năm mới (căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác năm tới) nộp cho trưởng phòng tham gia ý kiến, các trưởng phòng nộp lại danh mục hồ sơ đã tham gia ý kiến về Văn phòng (phòng Hành chính Tổ chức) tổng hợp lập thành bản danh mục hồ sơ của cơ quan trình Thủ trưởng cơ quan quyết định.

     Các đơn vị độc lập, có văn thư riêng, nên lập bản danh mục hồ sơ riêng, những đơn vị của cơ quan có văn thư đi, đến chung nên có bản danh mục hồ sơ chung của toàn bộ cơ quan. Các cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách có nhiệm vụ giúp thủ trưởng, chánh văn phòng và cơ quan lập bản danh mục hồ sơ.

     b) Mở hồ sơ:

     Dựa vào bản danh mục hồ sơ của cơ quan mỗi cán bộ, nhân viên căn cứ vào số hồ sơ giao trách nhiệm lập, lấy một số bìa, mỗi bìa dùng cho một hồ sơ. Căn cứ vào số, ký hiệu và tiêu đề ghi trong bản danh mục, cán bộ ghi những điểm đó vào bìa hồ sơ. Tiêu đề cần ngắn, rõ, chính xác, phản ánh khái quát được nội dung sự việc vấn đề. Những yếu tố thời gian (năm, tháng) địa điểm (tên địa phương, tên cơ quan) và tên người (nếu có) cần được phản ánh vào tiêu đề.

     c) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ:

     Khi hồ sơ đã mở, có những công văn, giấy tờ liên quan đến công việc đang giải quyết (hoặc đã giải quyết xong) thì để vào bìa hồ sơ đã được quy định, kể cả 'công văn đến', bản lưu 'công văn đi', một số tư liệu tham khảo để giải quyết việc. Công văn, giấy tờ, trong hồ sơ phải sắp xếp cho khoa học (theo thứ tự thời gian, theo vần chữ cái (a, b, c) theo thứ tự số công văn hoặc sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc). Tuỳ theo từng hồ sơ mà vận dụng cách nào cho thích hợp hoặc cách này phối hợp với cách khác. Nếu hồ sơ có ảnh (hoặc phim) tư liệu (như sách, báo, áp phích...) đi kèm, phải cho ảnh (hoặc phim) tư liệu vào phong bì và kèm theo hồ sơ. Nếu hồ sơ có dây ghi âm, micrô phim đi kèm thì phải bảo quản riêng dây ghi âm và micrô phim, nhưng phải ghi chú vào hồ sơ để tiện cho việc tra cứu và nộp lưu chuyển.

     d) Kết thúc hồ sơ:

     Hồ sơ giải quyết xong, sau khi kết thúc được để lại phòng hay bộ phận làm việc một năm để theo dõi, nghiên cứu khi cần thiết, sau đó mới nộp lưu vào kho (hoặc phòng) lưu trữ cơ quan.

3. Yêu cầu đối với hồ sơ được lập:

     a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức;

     b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;

     c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

4. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức:

     a) Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức

     - Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại khoản b mục này. 

     - Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm.

     - Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.

     b) Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau:

     - Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc;

     - Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;

     - Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán;

     - Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.

     c) Thủ tục giao nộp

     Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưuuuu và hai bản Biên bản giao nhận tài liệuuuu. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản.

5. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành:

     - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình.

     - Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ:

Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới;

Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tổ chức mình.

     - Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.

     - Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó.

Phần II:

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

I. Giải thích một số thuật ngữ:

1. Tài liệu lưu trữ: Là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ khối tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân và được bảo quản trong kho lưu trữ

     * Đặc điểm của tài liệu lưu trữ:

     - Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị lịch sử và thực tiễn

- Tài liệu lưu trữ là bản chính hoặc bản gốc và có một bản trong môt đơn vị quản lý tài liệu, ví dụ một phông lưu trữ .

- Tài liệu lưu trữ có xuất xứ.

2. Phông lưu trữ: Là một khối tài liệu lưu trữ có mối quan hệ logic, lịch sử được hình thành do hoạt động của một quốc gia, một cơ quan một đơn vị, một cá nhân được bảo quản trong kho lưu trữ.

3. Phông lưu trữ cơ quan: Là toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan tổ chức được lựa chọn và bảo quản trong một kho lưu trữ

     - Điều kiện lâp phông lưu trữ cơ quan:

     + Có văn bản về việc thành lập

     + Có tổ chức biên chế riêng

     +Có văn thư độc lập, con dấu và tài khoản riêng

 

II. Một số khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác lưu trữ

1. Thu thập tài liệu

            a) Thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành (lưu trữ tại cơ quan, đơn vị, tổ chức):  Điều 5 Nghị đinh số 111/2004/NĐĐĐĐCP.

            - Đối với tài liệu hành chính: Sau 1 năm phải nộp vào lưu trữ hiện hành (Điều 14, Pháp lệnh Lưu trữ) ;

            - Đối với tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 3 tháng kể từ khi công trình được bàn giao (Mục 3, phần II, Thông tư số 02/2006/ TT BXD ngày 17/5/2006).

            b) Thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử.

            - Tài liệu hành chính, nghiên cứu khoa học, xây dựng cơ bản

            + Ở địa phương: Sau 5 năm tính từ năm nộp vào lưu hiện hành.

            - Tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình, khác: 2 năm kể năm nộp vào lưu trư hiện hành;

            - Tài liệu ngành quốc phòng An ninh, ngoại giao: sau 30 năm kể từ ngày nộp vào lưu trữ hiện hành, trừ tài liệu chưa được giải mật và tài liệu còn giá trị hiện hành.

            Khi thu thập tài liệu phải có biên bản giao nhận tài liệu giữa bên giao và bên nhận tài liệu.

2. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ:

            Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị, hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.

            Quy trình chỉnh lý tài liệu:

            Bước 1: Nhận tài liệu (khi giao nhận tài liệu phải lập biên bản giao nhận tài liệu theo mẫu tại phụ lục số 1 ban hành kèm theo CV số 283/ VTLTNN- NVTW ngày 19/5/2004 của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước);

     Bước 2: Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản về địa điểm chỉnh lý;

     Bước 3: Vệ sinh sơ bộ tài liệu;

     Bước 4: Lập kế hoạch chỉnh lý (biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý sau):

            - Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông: Theo phụ lục số 3 ban hành kèm theo CV số 283/ VTLTNN- NVTW ngày 19/5/2004 của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

            - Hướng dẫn phân loại hồ sơ, lập hồ sơ: Theo phụ lục số 4 ban hành kèm theo CV số 283/ VTLTNN- NVTW ngày 19/5/2004 của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước.                   

            - Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu: Theo phụ lục số 5 ban hành kèm theo CV số 283/ VTLTNN- NVTW ngày 19/5/2004 của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước.(Để xác định được thời hạn bảo quản tài liệu cần phải căn cứ vào bảng thời hạn bảo quản tài liệu ban hành kèm theo công văn số 25/NV ngày 10/9/1975 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng)

            - Phương án hệ thống hoá: phương án kết hợp các đặc điểm của tài liệu trong phông lưu trữ để phân loại tài liệu thành những cặp, hộpppp tài liệu.

     Bước 5: Phân loại tài liệu. Căn cứ bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, tiến hành phân chia tài liệu thành các nhóm theo trình tự sau:

     - Phân chia tài liệu ra thành các nhóm lớn;

            - Phân chia tài liệu trong các nhóm lớn thành các nhóm vừa;

            - Phân chia tài liệu trong các nhóm vừa thành các nhóm nhỏ.

            Trong quá trình phân chia tài liệu thành các nhóm, nếu phát hiện thấy có bản chính, bản gốc của những văn bản, tài liệu có giá trị thuộc phông khác thì phải để riêng và lập thành danh mục để bổ sung cho phông đó.

            Bước 6: Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ.

            a) Lập hồ sơ đối với các phông tài liệu chưa được lập hồ sơ:

            - Tập hợp văn bản tài liệu theo những đặc trưng chủ yếu: Trong phạm vi nhóm nhỏ, căn cứ bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành lập hồ sơ kết hợp xác định giá trị và định thời hạn bảo quản cho hồ sơ.

            - Viết tiêu đề hồ sơ;

            - Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ, loại ra khỏi hồ sơ những văn bản, tài liệu trùng thừa và hết giá trị trên mọi phương diện:

            + Đối với tài liệu hết giá trị cũng phải viết tiêu đề tóm tắt để thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị.

            + Đối với tài liệu trùng thừa và tài liệu bị bao hàm thuộc hồ sơ nào phải được sắp xếp ở cuối hồ sơ đó và chỉ được loại ra khỏi hồ sơ khi đã được kiểm tra.

            b) Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ đối với các phông tài liệu đã được lập hồ sơ:

            Đối với những phông tài liệu đã được lập hồ sơ, căn cứ bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành kiểm tra toàn bộ hồ sơ của phông; chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ kết hợp với xác định giá trị và định thời hạn bảo quản đối với những hồ sơ được lập chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ.

            Bước 7: Biên mục phiếu tin hồ sơ. (Theo phụ lục số 7 ban hành kèm theo CV số 283/ VTLTNN- NVTW ngày 19/5/2004 của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước.)

            Phiếu tin hồ sơ (phiếu mô tả hồ sơ):  Là biểu ghi tổng hợp các thông tin về một hồ sơ hoặc một đơn vị bảo quản.

            Phiếu tin được dùng để nhập tin và xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ tự động hoá. Ngoài ra, phiếu tin còn được dùng thay thế cho thẻ tạm để hệ thống hoá hồ sơ của phông.

            Bước 8: Kiểm tra việc lập hồ sơ và biên mục phiếu tin.

            Bước 9: Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án hệ thống hoá

            Sắp xếp các phiếu tin trong phạm vi mỗi nhóm nhỏ, sắp xếp các nhóm nhỏ trong từng nhóm vừa , các nhóm vừa trong mỗi nhóm lớn và các nhóm lớn trong phông theo phương án phân loại tài liệu và đánh số thứ tự tạm lên phiếu tin.

            Bước 10: Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin.

            Sắp xếp toàn bộ hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản của phông theo thứ tự tạm thời của phiếu tin.

      Bước 11: Biên mục hồ sơ.

            Việc biên mục hồ sơ gồm những nội dung sau:

     a) Đánh số tờ:

     Dùng bút chì đen, mềm hoặc máy dập số để đánh số thứ tự của tờ tài liệu, từ tờ đầu tiên tới tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. Số tờ được đánh bằng chữ số ảrập vào góc phải phía trên của tờ tài liệu. Trường hợp đánh nhầm số thì gạch đi và đánh lại ở bên cạnh; đối với những tờ đã bị bỏ sót khi đánh số thì đánh số trùng với số của tờ trước đó và thêm chữ cái La tinh theo thứ tự abc ở sau, ví dụ: có 2 tờ bị bỏ sót không đánh số sau tờ số 15 thì các tờ đó được đánh số trùng là 15a và 15b.

     Số lượng tờ tài liệu có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản nào phải được bổ sung vào thẻ tạm hoặc phiếu tin của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản đó.

     b) Viết mục lục văn bản:

     Ghi các nội dung thông tin về từng văn bản có trong hồ sơ vào tờ mục lục văn bản được in riêng hoặc phần mục lục văn bản được in sẵn trong bìa hồ sơ theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 Bìa hồ sơơơơ được ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước.

     c) Viết chứng từ kết thúc:

     Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn bản (nếu được in riêng) và đặc điểm của tài liệu (nếu có) trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc được in riêng hoặc phần chứng từ kết thúc được in sẵn trong bìa hồ sơ theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 Bìa hồ sơơơơ được ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước.

     Việc đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc chỉ áp dụng đối với những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên).

     d) Viết bìa hồ sơ:

     Căn cứ phiếu tin hoặc thẻ tạm, ghi các thông tin: tên phông, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (riêng số hồ sơ tạm thời được viết bằng bút chì) và thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ được in sẵn theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 Bìa hồ sơơơơ được ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước.

     Khi viết bìa hồ sơ cần lưu ý:

     - Tên phông là tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông. Đối với những đơn vị hình thành phông có sự thay đổi về tên gọi nhưng về cơ bản, có chức năng, nhiệm vụ không thay đổi (tức là chưa đủ điều kiện để lập phông mới) thì lấy tên phông là tên gọi cuối cùng của đơn vị hình thành phông;

     - Chữ viết trên bìa phải rõ ràng, sạch, đẹp và đúng chính tả; chỉ được viết tắt những từ đã quy định trong bảng chữ viết tắt;

     - Mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu.

            Bước 12: Kiểm tra biên mục hồ sơ.

            Bước 13: Bổ sung những thông tin còn thiếu trên phiếu tin.

            Bước 14: Đánh số chính thức cho toàn bộ hồ sơ lên phiếu tin và lên bìa hồ sơ.

     - Đánh số chính thức bằng chữ số Ả rập cho toàn bộ hồ sơ của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý lên thẻ tạm hoặc phiếu tin và lên bìa hồ sơ. Số hồ sơ được đánh liên tục trong toàn phông:

     + Đối với những phông hoặc khối tài liệu được chỉnh lý lần đầu: từ số 01 cho đến hết;

     + Đối với những đợt chỉnh lý sau: từ số tiếp theo số hồ sơ cuối cùng trong mục lục hồ sơ của chính phông hoặc khối tài liệu đó trong đợt chỉnh lý trước.

            Bước 15: Vệ sinh, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng tài liệu và vào bìa hồ sơ

     - Dùng bàn chải thích hợp để quét chải làm sạch tài liệu;

     - Dùng các dụng cụ như: dao lưỡi mỏng, móc chuyên dùng để gỡ bỏ ghim, kẹp tài liệu;

     - Làm phẳng tài liệu đối với những tờ tài liệu bị quăn, gấp, nhàu.

            Bước 16: Đưa hồ sơ vào cặp (hộp)

     Bước 17: Viết và dán nhãn cặp (hộp)

     - Viết và dán nhãn hộp (cặp): khi viết nhãn hộp (cặp), phải dùng loại mực đen, bền màu; chữ viết trên nhãn phải rõ ràng, dễ đọc. Nhãn được in sẵn theo mẫu đính kèm (Phụ lục 9 ban hành kèm theo CV số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước.), có thể in trực tiếp lên gáy gộp hoặc in riêng theo kích thước phù hợp với gáy của hộp (cặp) được dùng để đựng tài liệu.        

            Bước 18: Nhập phiếu tin vào máy (trường hợp có hệ thống quản lý điện tử)

            Bước 19: Kiểm tra việc nhập phiếu tin

            Bước 20: Lập mục lục hồ sơ

     Việc lập mục lục hồ sơ bao gồm những nội dung sau:

     - Viết lời nói đầu, trong đó giới thiệu tóm tắt về lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; phương án phân loại tài liệu và kết cấu của mục lục hồ sơ.

     - Viết các bảng chỉ dẫn mục lục như bảng chỉ dẫn vấn đề; bảng chỉ dẫn tên người; bảng chỉ dẫn tên địa danh; bảng chữ viết tắt sử dụng trong mục lục.

     - Căn cứ các nội dung thông tin trên thẻ tạm, đánh máy và in bảng thống kê hồ sơ của phông; hoặc nhập tin từ phiếu tin vào máy và in bảng thống kê hồ sơ từ CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu của phông (nếu CSDL được xây dựng kết hợp với việc chỉnh lý tài liệu).

     - Đóng quyển mục lục (ít nhất 03 bộ) để phục vụ cho việc quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu.

     Mẫu trình bày mục lục hồ sơ thực hiện theo Tiêu chuẩn ngành TCN-04-1997 Mục lục hồ sơơơơ được ban hành kèm theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/8/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước; riêng đối với lưu trữ hiện hành thì bổ sung thêm cột Thời hạn bảo quản sau cột Số lượng tờ.

            Bước 21: Sắp xếp, thống kê tài liệu loại, bó gói và thuyết minh tài liệu loại

     Tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được tập hợp thành các nhóm theo phương án phân loại và được thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị theo mẫu đính kèm (Phụ lục 8 ban hành kèm theo CV số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước). Khi thống kê tài liệu loại cần lưu ý:

     + Các bó, gói tài liệu loại ra trong quá trình chỉnh lý được đánh số liên tục từ 01 đến hết trong phạm vi toàn phông;

     + Trong mỗi bó, gói, các tập tài liệu được đánh số riêng, từ 01 đến hết.

     Bước 22: Tổng kết chỉnh lý.
1. Kiểm tra kết quả chỉnh lý:

     - Căn cứ để kiểm tra gồm:

     + Mục đích, yêu cầu của đợt chỉnh lý;

     + Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý đã ban hành;

     + Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;

     + Hợp đồng chỉnh lý (nếu có);

     + Biên bản giao nhận tài liệu để chỉnh lý;

     + Kế hoạch chỉnh lý.

     - Nội dung kiểm tra:

     + Kiểm tra trên các văn bản hướng dẫn chỉnh lý; mục lục hồ sơ; cơ sở dữ liệu và công cụ thống kê, tra cứu khác (nếu có) và danh mục tài liệu loại của phông hoặc khối tài liệu chỉnh lý;

     + Kiểm tra thực tế tài liệu sau khi chỉnh lý.

     - Lập biên bản kiểm tra, nghiệm thu chỉnh lý (nếu cần).

2. Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu vào kho và sắp xếp lên giá:

     - Bàn giao tài liệu:

     + Tài liệu giữ lại bảo quản được bàn giao theo mục lục hồ sơ;

     + Tài liệu loại ra để tiêu huỷ được bàn giao theo danh mục tài liệu loại;

     + Tài liệu chuyển phông khác hoặc để bổ sung cho phông.

     - Lập biên bản giao nhận tài liệu.

     - Vận chuyển tài liệu vào kho bảo quản và sắp xếp lên giá.

3. Tổng kết chỉnh lý:

3.1. Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý, trong đó  trình bày tóm tắt về:

     a) Những kết quả đạt được:

     - Tổng số tài liệu đưa ra chỉnh lý và tình trạng tài liệu trước khi chỉnh lý;

     - Tổng số tài liệu sau khi chỉnh lý, trong đó:

     + Số lượng tài liệu giữ lại bảo quản: số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, có thời hạn bảo quản lâu dài, tạm thời (hoặc bảo quản có thời hạn);

     + Số lượng tài liệu loại ra để tiêu huỷ: bó hoặc gói, tập và tính theo mét giá;

     + Số lượng tài liệu chuyển phông khác hoặc để bổ sung cho phông;

     - Chất lượng hồ sơ sau khi chỉnh lý so với yêu cầu nghiệp vụ.

     b) Nhận xét, đánh giá:

     - Tiến độ thực hiện đợt chỉnh lý so với kế hoạch;

     - Những ưu điểm, khuyết điểm trong quá trình chỉnh lý;

     - Kinh nghiệm rút ra qua đợt chỉnh lý.

3.2. Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ đợt chỉnh lý

     Hồ sơ đợt chỉnh lý để bàn giao gồm:

     - Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;

     - Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và kế hoạch chỉnh lý;

     - Mục lục hồ sơ; cơ sở dữ liệu và công cụ thống kê, tra cứu khác (nếu có);

     - Danh mục tài liệu hết giá trị của phông hoặc khối tài liệu chỉnh lý kèm theo bản thuyết minh;

     - Báo cáo kết quả đợt chỉnh lý.

3. Bảo quản tài liệu lưu trữ:

(Điều 14. Nghị định số 111/2004/NĐ-CP)

     Thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 111/NVĐP ngày 4/4/1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ.

4. Tiêu, huỷ tài liệu hết giá trị.

(Điều 12. Nghị định số 111/2004/NĐ-CP) - Tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức kiểm tra, cấp có thẩm quyền thẩm định.

     - Qua kiểm tra và thẩm tra, những tài liệu được yêu cầu giữ lại bảo quản phải được lập thành hồ sơ và sắp xếp vào vị trí phù hợp hoặc bổ sung vào các hồ sơ tương ứng của phông; đối với tài liệu hết giá trị về mọi phương diện, phải lập hồ sơ đề nghị tiêu huỷ trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ và tổ chức tiêu huỷ theo đúng quy định của pháp luật. Hồ sơ đề nghị tiêu huỷ tài liệu gồm:

     + Danh mục tài liệu loại kèm theo bản thuyết minh tài liệu loại;

     + Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức;

+ Văn bản thẩm định của cấp có thẩm quyền.

            Quy trình thực tiêu huỷ tài liệu hết giá trị thực hiện theo hướng dẫn tại văn bản số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước

5. Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ:

(Điều 18. Nghị định số 111/2004/NĐ-CP)

            Phí khai khác sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện theo Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 7/4/2004 hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng kinh phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.

6. Thống kê tài liệu lưu trữ:

(Điều 13. Nghị định số 111/2004/NĐ-CP)

            Nội dung báo cáo thống kê, kỳ hạn báo cáo thống kê thực hiện theo nội dung Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 6/01/2005 của Bộ Nội vụ về việc Ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ.

 

 

Phần III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

     1. Đề nghị Lãnh đạo các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố trên cơ sở hướng dẫn này, cụ thể hoá thành các quy định, quy chế của cơ quan, đơn vị mình về công tác Văn thư, công tác Lưu trữ, quy trình quản lý văn bản, ban hành văn bản, giấy tờ theo đúng quy định.

     2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh hoặc khó khăn, vướng mắc, đề nghị các đơn vị phản ánh về Văn phòng UBND tỉnh để phối hợp giải quyết./.

                                                                              Văn phòng UBND tỉnh Lào Cai