Quy trình kiểm soát tài liệu  (03/06/2012 )
 
 

THANH TRA TỈNH

LÀO CAI

QUY TRÌNH

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

Mã số:                 QT.TT.01

Lần ban hành:                 01

Ngày ban hành:   01/ 09/2011

 

MỤC LỤC

 

SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

1.       MỤC ĐÍCH

2.       PHẠM VI ÁP DỤNG

3.       TÀI LIỆU VIỆN DẪN

4.       THUẬT NGỮ/ VIẾT TẮT

5.       NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1. Quy trình viết mới, sửa đổi, ban hành văn bản thuộc hệ thống quản lý chất lượng;

5.2. Quy định về nhận biết tài liệu;

5.3. Quy định hệ thống ký hiệu mã số tài liệu;

5.4. Nội dung tài liệu;

5.5. Trách nhiệm xem xét, phê duyệt và ban hành các loại tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng của Thanh tra tỉnh;

5.6. Kiểm soát tài liệu bên ngoài

6.       HỒ SƠ LƯU TRỮ

7.       PHỤ LỤC

Trách nhiêm

Soạn thảo

Kiểm tra

Phê duyệt

Họ tên

Trần Thị Kim Sơn

Phan Đăng Toàn

Phạm Đình Chương

 

 

Chữ ký

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Chức vụ

Phó Chánh văn phòng

Phó Chánh Thanh tra

Chánh Thanh tra

 

 SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

 

Yêu cầu sửa đổi/ bổ sung

Vị trí

Mô tả nội dung

Lần ban hành/sửa đổi

Ngày ban hành

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. MỤC ĐÍCH

            Quy trình này quy định thống nhất cách thức xây dựng, phê duyệt, ban hành và phân phối các tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 của Thanh tra tỉnh Lào Cai (sau đây gọi tắt là Thanh tra tỉnh), thống nhất áp dụng kiểm soát hệ thống văn bản quản lý chất lượng của Thanh tra tỉnh. Đồng thời đáp ứng theo yêu cầu xây dựng một thủ tục dạng văn bản tại mục 4.2.3 của Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.

2.    PHẠM VI ÁP DỤNG

            Quy trình được áp dụng để kiểm soát tất cả các tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng của Thanh tra tỉnh, bao gồm:

            - Chính sách, Mục tiêu chất lượng;

            - Sổ tay chất lượng;

            - Các quy trình thuộc Hệ thống quản lý chất lượng;

                        - Các biểu mẫu, phụ lục kèm theo Sổ tay chất lượng, các quy trình.

            - Các văn bản pháp quy và tiêu chuẩn (nếu có) sử dụng trong hệ thống.

3.    TÀI LIỆU VIỆN DẪN

            - Tiêu chuẩn TCNV ISO 9001:2000; mục 4.2.3

            - Sổ tay chất lượng Thanh tra tỉnh, mục Kiểm soát tài liệu;

            - Quy trình kiểm soát công văn đi - đến.

4.    THUẬT NGỮ, ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT

  

Tài liệu

Tài liệu Kiểm soát

Sổ tay chất lượng

Quy trình

Ban chỉ đạo

Đại diện lãnh đạo

Đơn vị

Lãnh đạo

Chánh Thanh tra tỉnh

Phó Chánh Thanh tra tỉnh

Thanh tra viên

Cán bộ, công chức

Lần ban hành

Mã số

  

TL

TLKS

STCL

QT

BCĐ

ĐDLĐ

ĐV

CTT

PCTT

TTV

CBCC

LBH

MS
  

5.    NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1 Quy trình viết mới, sửa đổi, ban hành văn bản thuộc hệ thống quản lý chất lượng:

5.1.1 Lưu đồ quy trình

 

Các bước



Trách nhiệm thực hiện

Trình tự công việc

Tài liệu/ căn cứ

Kết quả công việc

Thời gian (ngày)

Cá biệt

Lũy kế

1

Tất cả CBCC

Nhu cầu viết,

sửa đổi tài liệu

 

- Mục 4.2.3 tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008

- Mục kiểm soát hồ sơ, kiểm soát tài liệu Sổ tay chất lượng

- Phiếu yêu cầu viết  sửa đổi tài liệu (BM.TT.01.03)

- Biểu mẫu BM.TT.01.03 đã được CBCC ghi nội dung yêu cầu và ký tên

1

1

2

Thủ trưởng

đơn vị (phòng nghiệp vụ)

 

 

Xem xét

Trình LĐ

 

 

- Biểu mẫu BM.TT.01.03 do CBCC trình

- Tài liệu được yêu cầu sửa đổi

- Biểu mẫu BM.TT.01.03 đã được Trưởng đơn vị ký duyệt trình Lãnh đạo xem xét

 

1

3

CTT/PCTT

ĐDLĐ

 

 

Phân công trách nhiệm viết, sửa đổi

 

 

 

- Biểu mẫu BM.TT.01.03 do Trưởng đơn vị trình

- Tài liệu được yêu cầu sửa đổi, soạn thảo

- Quyết định phân công soạn thảo, sửa đổi tài liệu (nếu cần), phiếu yêu cầu hoặc mệnh lệnh hành chính

1

2

4

Người được      phân công

Xây dựng dự thảo,

lấy ý kiến góp ý

 

- Quyết định phân công soạn thảo, sửa đổi tài liệu (nếu cần), phiếu yêu cầu hoặc mệnh lệnh hành chính

- Tài liệu được yêu cầu sửa đổi, soạn thảo

- Tài liệu đã được soạn thảo, sửa đổi lần 1

- Các ý kiến góp ý bằng văn bản hoặc trực tiếp trên tài liệu dự thảo của người được lấy ý kiến

Theo phân công

 

5

Người được phân công

Hoàn chỉnh dự thảo

 

- Tài liệu đã được soạn thảo, sửa đổi

- Các ý kiến góp ý bằng văn bản hoặc trực tiếp trên tài liệu dự thảo của người được lấy ý kiến

- Văn bản dự thảo đã được hoàn chỉnh lần 2

Theo phân công

 

6

Đại diện Lãnh đạo

Xem xét

 

- Văn bản dự thảo đã được hoàn chỉnh

- Ý kiến góp ý bằng văn bản hoặc trực tiếp trên tài liệu

 

 

7

 

Người được phân công

 

Hoàn chỉnh tài liệu

 

- Văn bản dự thảo đã được hoàn chỉnh

- Ý kiến góp ý bằng văn bản hoặc trực tiếp trên tài liệu

- Văn bản dự thảo đã được hoàn chỉnh lần 3 (lần cuối)

 

 

8

 

CTT/PCTT

 

Duyệt

 

- Văn bản dưới dạng đã hoàn chỉnh lần cuối

- Văn bản phê duyệt

- Văn bản đã được ban hành

 

 

 

5.1.2 Diễn giải lưu đồ

5.1.2.1. Nhu cầu viết, sửa đổi tài liệu

            Trong quá trình áp dụng các tài liệu, quy trình, biểu mẫu thuộc Hệ thống quản chất lượng, nếu thấy các tài liệu hiện thời không phù hợp với mục đích sử dụng, hoặc cần phải có các tài liệu mới phục vụ công việc, thì CBCC thực hiện một trong các cách sau:

            - Ghi vào sổ theo dõi về hành động khắc phục phòng ngừa (theo QT.TT.04) để lưu ý về yêu cầu sửa đổi tài liệu.

            - Đối với việc sửa đổi các biểu mẫu: Báo cáo trực tiếp với thủ trưởng đơn vị hoặc lãnh đạo Thanh tra tỉnh, đề xuất sửa chữa tài liệu.

            - Đối với việc sửa đổi nội dung Sổ tay chất lượng, các quy trình: mở phiếu yêu cầu sửa đổi tài liệu theo BM.TT.01.03, ký tên trình lên trưởng bộ phận xem xét.

5.1.2.2. Xem xét, trình lãnh đạo

            Nếu yêu cầu đó là hợp lý, thủ trưởng các đơn vị trình đề xuất cùng phiếu yêu cầu sửa đổi tài liệu (nếu cần) lên lãnh đạo Thanh tra tỉnh xem xét.

5.1.2.3. Phân công viết, sửa đổi tài liệu

            Lãnh đạo Thanh tra tỉnh hoặc ĐDLĐ về chất lượng xem xét cụ thể nội dung yêu cầu, ra quyết định hoặc trực tiếp phân công viết, sửa tài liệu cho một CBCC hoặc một nhóm soạn thảo tài liệu. Phân công trách nhiệm soạn thảo được thể hiện cụ thể tại mục 5.5 của quy trình này.

5.1.2.4. Xây dựng dự thảo, lấy ý kiến góp ý

            Những CBCC hoặc bộ phận được phân công soạn thảo tài liệu theo đúng thời gian lãnh đạo yêu cầu và thực hiện việc lấy ý kiến góp ý của các cá nhân, bộ phận liên quan tới nội dung tài liệu soạn thảo.

5.1.2.5. Hoàn chỉnh dự thảo

            CBCC được phân công soạn thảo tiếp thu các ý kiến đóng góp, hoàn thiện dự thảo. Quy định chung về nội dung và thể thức của các tài liệu quản lý chất lượng quy định tại mục 5.2 và 5.3 của quy trình này.

            Đối với các sửa đổi tài liệu đơn giản (như sửa đổi biểu mẫu hay thể thức các quy trình) có thể bỏ qua bước 5.1.2.4 và 5.1.2.5.

5.1.2.6. Xem xét

            Dự thảo tài liệu sửa đổi được chuyển tới đại diện lãnh đạo về chất lượng của Thanh tra tỉnh xem xét về tính phù hợp với yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng hiện tại của Thanh tra tỉnh.

5.1.2.7. Hoàn chỉnh tài liệu:

            Người được phân công soạn thảo tiếp thu các ý kiến đóng góp của ĐDLĐ và hoàn thiện tài liệu. Đối với các tài liệu ban hành lần 2, lần 3 … Người soạn thảo kết hợp cùng Thư ký ban ISO tiến hành ghi rõ các nội dung thay đổi của tài liệu mới so với tài liệu cũ trong bảng “Theo dõi sửa đổi tài liệu” của STCL và các quy trình.

5.1.2.8. Duyệt

            Dự thảo tài liệu đã hoàn thiện được trình Lãnh đạo Thanh tra tỉnh xem xét, phê duyệt để ban hành sử dụng.

5.1.2.9. Cập nhật vào danh mục tài liệu

            Tài liệu sau khi được phê duyệt, Thư ký BCĐ cập nhật vào danh mục tài liệu của Thanh tra tỉnh theo biểu mẫu BM.TT.01.01.

5.1.2.10.  Sao chụp, đóng dấu kiểm soát

            Thư ký BCĐ xác định và in ấn số bản cần thiết, sau đó đóng dấu của Thanh tra tỉnh vào chữ ký của người có thẩm quyền phê duyệt (tham khảo cách thức quản lý công văn đi đến) và phân phối cho các đơn vị liên quan theo Bảng theo dõi phân phối tài liệu BM.TT.01.02. Điều này không áp dụng đối với việc sửa đổi các biểu mẫu.

            Trong quá trình phân phối, Thư ký BCĐ phải đề nghị các đơn vị loại bỏ khỏi HTQLCL việc sử dụng các tài liệu lỗi thời.

5.1.2.11.  Tiếp nhận, sử dụng, quản lý tài liệu

            Các đơn vị sau khi nhận được tài liệu phải tiến hành mở và cập nhật danh mục tài liệu nội bộ của đơn vị mình theo BM.TT.01.01, đồng thời xác định rõ nơi lưu trữ, cách thức bảo quản để sử dụng tài liệu trong thời gian còn hiệu lực. Đồng thời thực hiện việc nhận biết đối với các tài liệu cũ bằng cách gạch chéo ở góc phải với kích thước bằng 1/4 chiều dài và chiều rộng của trang bìa và ghi dòng chữ “tài liệu lỗi thời” ở đầu trang bị gạch.

            5.2. Quy định về nhận biết tài liệu

            5.2.1. Hình thức Sổ tay chất lượngcác Quy trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng của Thanh tra tỉnh được quy định giống trang 1 của tài liệu này. Các thông tin để kiểm soát tài liệu bao gồm:

            - Trang đầu tiên: (như trang đầu tiên của tài liệu này) ghi các thông tin sau:

                        + Tên cơ quan: Cỡ chữ 13 hoặc 14, phông Times New Roman, kiểu chữ in hoa, đứng đậm,

+ Tên quy trình: Cỡ chữ 16, phông Times New Roman, kiểu chữ in hoa, đứng đậm,

            + Mã số tài liệu: Cỡ chữ 13 hoặc 14, phông Times New Roman, kiểu chữ in hoa, đứng đậm,

            + Lần ban hành và ngày ban hành: Cỡ chữ 13 hoặc 14, phông Times New Roman, kiểu chữ thường, đứng đậm,

            + Bảng điền thông tin về theo dõi tình trạng sửa đổi tài liệu: Bảng này ghi nhận thông tin về các lần sửa đổi tài liệu theo quy định tại mục 5.1.2.7 của tài liệu này,

+ Bảng điền thông tin về người soát xét và người phê duyệt tài liệu.

- Các trang tiếp theo ghi nhận các nội dung cụ thể của các quy trình. Hình thức trình bày: Cỡ chữ 13 hoặc 14, cỡ chữ nằm trong ô, bảng có thể nhỏ hơn nhưng không nhỏ hơn 10, phông Times New Roman, kiểu chữ đứng, với các chữ, thuật ngữ, ký hiệu cần nhấn mạnh có thể dùng chữ đậm.  Phần Header và Footer của các trang gồm các thông tin để kiểm soát tài liệu đó, cỡ chữ 12, phông Times New Roman.

+ Tên tài liệu: Sổ tay chất lượng hoặc tên của Quy trình.

+ Mã số: Theo quy định ở phần quy định về mã hiệu trong tài liệu này.

+ Trang/ tổng số trang

Tham khảo cách thức trình bày của Quy trình này.

Đối với Sổ tay chất lượng, ngoài các quy định trên còn bao gồm các quy định sau:

* Có trang bìa độc lập.

* Nội dung được chia làm các chương, trong chương có các mục, khoản mục cụ thể.

5.2.2. Hình thức các biểu mẫu được thiết kế theo mục đích sử dụng cho các hoạt động khác nhau, có mã số và số trang để kiểm soát:

- Tên biểu mẫu: Cỡ chữ 13 hoặc 14, phông Times New Roman, kiểu chữ in hoa, đứng đậm,

- Mã số và lần ban hành (LBH): ghi ở góc trên bên phải, Cỡ chữ 10 hoặc 12, phông Times New Roman, kiểu chữ in hoa, đứng đậm.

- Ngày mở: Ghi ở góc trên, bên trái. (…/…/…)

            Lưu ý: Với những biểu có phần ngày, tháng, năm trong nội dung biểu, thì việc điền thông tin vào ngày mở là không bắt buộc

                        Hai thông tin kiểm soát trên được ngăn cách với phần nội dung biểu mẫu bởi đường gạch ngang (xem các biểu mẫu của quy trình này để tham khảo).

- Trang/tổng số trang: ghi ở góc dưới bên phải.

5.3. Quy định Hệ thống ký hiệu mã số tài liệu

5.3.1.    Mã số quy trình: QT.TT.xy

- QT là chữ viết tắt của từ Quy trình;

- TT là chữ viết tắt của từ Thanh tra;

- xy là số thứ tự của quy trình từ 01 đến n.         

                        Ví dụ: Quy trình Đánh giá nội bộ là quy trình chung thứ 03 của Hệ thống tài liệu Thanh tra tỉnh, được mang số hiệu là QT.TT.03

5.3.2.    Mã số biểu mẫu: BM.TT.xy.wz

- BM là chữ viết tắt của từ Biểu mẫu;

- TT là chữ viết tắt của từ Thanh tra;

- xy là mã số Quy trình tương ứng;

- wz là số thứ tự của biểu mẫu từ 01 đến n.

Ví dụ: Biểu mẫu số 3 của quy trình QT.TT.01 có ký hiệu là BM.TT.01.03

5.4          Nội dung tài liệu

5.4.1    Sổ tay chất lượng:

      Sổ tay chất lượng của Thanh tra tỉnh có những nội dung chính theo yêu cầu của điều 4.2.2 của Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.

5.4.2 Các Quy trình:

            Bố cục và nội dung của quy trình được quy định thống nhất gồm các mục sau:

            1.  Mục đích: Nêu lý do tại sao tài liệu được viết ra.

2.    Phạm vi áp dụng: Nêu cụ thể quy trình được áp dụng cho đối tượng nào, hoạt động nào, đơn vị nào.

3.            Tài liệu viện dẫn, tham khảo (hoặc căn cứ pháp lý): Liệt kê những tài liệu mà người thực hiện phải sử dụng khi viết tài liệu cũng như trong quá trình thực hiện từng bước công việc.

4.            Thuật ngữ, định nghĩa và chữ viết tắt: Nêu lên định nghĩa hoặc các chữ viết tắt trong tài liệu, nếu có.

5.            Nội dung quy trình: Nêu lên nội dung chi tiết của quy trình. Trình bày quy trình có thể dưới dạng diễn giải bằng lời, dùng sơ đồ dòng chảy hoặc kết hợp trình bày sơ đồ dòng chảy trước, sau đó là diễn giải.

            * Quy định về các ký hiệu vẽ lưu đồ như sau:

 

1

 

 

Bắt đầu/ kết thúc công việc/lưu hồ sơ

2

 

 

Các thao tác thực hiện công việc; các bước trong trình tự thực hiện quy trình công việc.

3

 

 

Sự phê duyệt, xem xét hoặc thông qua/ đưa ra một quyết định.

4

 

Hướng đi của quá trình thực hiện công việc

       Bảng biểu diễn sơ đồ dòng chảy công việc, quá trình được trình bày như bảng ở trang 5 của quy trình này.

6.     Hồ sơ, biểu mẫu:

            Nêu các giấy tờ, tài liệu, biểu mẫu… có trong hồ sơ liên quan đến quá trình thực hiện quy trình và cách thức lưu trữ các hồ sơ đó.

            Liệt kê các loại biểu mẫu, phụ lục (nếu có) và kèm theo các biểu mẫu, phụ lục đó ở phần sau của quy trình.

      Ghi chú: Mục nào không có nội dung thì mục đó được ghi là “Không áp dụng”, không được bỏ, thay đổi tên hoặc trình tự của các mục trên.

5.4.        Trách nhiệm xem xét, phê duyệt và ban hành các loại tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng của Thanh tra tỉnh:

Loại tài liệu

Soạn thảo

Kiểm tra

Phê duyệt

Sổ tay chất lượng

Phó Chánh Văn phòng

Phó Chánh Thanh tra/ Đại diện LĐ về CL

Chánh Thanh tra tỉnh

Các quy trình chung và bắt buộc, quy trình hỗ trợ quản lý

Thành viên Ban ISO Thanh tra tỉnh

Phó Chánh Thanh tra/ Đại diện LĐ về CL

Chánh Thanh tra tỉnh

Các quy trình tác nghiệp

Thành viên Ban ISO Thanh tra tỉnh

Phó Chánh Thanh tra/ Đại diện LĐ về CL

Chánh Thanh tra tỉnh

            * Ghi chú: Việc xem xét, phê duyệt các biểu mẫu, phụ lục (đi kèm các quy trình) gắn liền với việc xem xét, phê duyệt các quy trình.

            5.6       Kiểm soát tài liệu bên ngoài

5.6.1       Tài liệu bên ngoài của Thanh tra tỉnh Lào Cai là các văn bản quy phạm pháp luật và các tài liệu khác có liên quan đến việc thực hiện các quy trình trong phạm vi áp dụng của Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của Thanh tra tỉnh. Các tài liệu này được quản lý tại các đơn vị sử dụng.

5.6.2       Các đơn vị sử dụng phải lập danh mục các tài liệu bên ngoài đang được sử dụng tại đơn vị của mình để kiểm soát theo biểu mẫu BM.TT.01.04.

5.6.3       Tất cả các cán bộ công chức thực hiện các công việc, công vụ liên quan đến các văn bản pháp luật có trách nhiệm theo dõi, cập nhật tất cả các thông tin về những sự thay đổi của hệ thống văn bản đó. Định kỳ hàng năm, đơn vị sử dụng và Văn phòng có trách nhiệm liên hệ với các cơ quan ban hành tương ứng để kiểm tra xác nhận các tài liệu đang sử dụng tại Thanh tra tỉnh là hiện hành.

6.      HỒ SƠ

            Hồ sơ gồm có:

                  - BM.TT.01.01, BM.TT.01.02, BM.TT.01.03 do Thư ký BCĐ ISO lưu trữ trong thời gian 2 năm.

                  - BM.TT.01.01, BM.TT.01.04 do các bộ phận lập và lưu trữ tại chỗ trong thời gian hai năm.

             7. PHỤ LỤC

                  - BM.TT.01.01         Danh mục tài liệu nội bộ

                  - BM.TT.01.02         Bảng theo dõi phân phối tài liệu

                  - BM.TT.01.03         Phiếu yêu cầu sửa đổi tài liệu

                  - BM.TT.01.04         Danh mục tài liệu bên ngoài.


 


 
Gửi bình luận