Quy trình quản lý văn bản đi văn bản đến  (26/05/2012 )
 

 

 

THANH TRA TỈNH

LÀO CAI

QUY TRÌNH

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

VĂN BẢN ĐẾN

Mã số:                QT.TT.06

Lần ban hành:                 01

Ngày ban hành: 01/9/2011

MỤC LỤC

 

SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

1.       MỤC ĐÍCH

2.       PHẠM VI ÁP DỤNG

3.       TÀI LIỆU VIỆN DẪN

4.       THUẬT NGỮ VÀ CHỮ VIẾT TẮT

5.       NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1. Giải quyết văn bản đến

5.2. Quản lý văn bản đi

5.3. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

6.       HỒ SƠ

7.       PHỤ LỤC

 

Trách nhiêm

Soạn thảo

Kiểm tra

Phê duyệt

Họ tên

Nguyễn Thị Thu Hương

Phan Đăng Toàn

Phạm Đình Chương

 

 

Chữ ký

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Chức vụ

Chuyên viên Văn phòng

Phó Chánh Thanh tra

Chánh Thanh tra

 

 

 SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

 

Yêu cầu sửa đổi/ bổ sung

Vị trí

Mô tả nội dung

Lần ban hành/sửa đổi

Ngày ban hành

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


1. MỤC ĐÍCH

Công tác Văn thư Lưu trữ đóng một vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý Nhà nước, đảm bảo việc cung cấp và xem xét giải quyết một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, bảo mật và an toàn những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của cơ quan, góp phần giải quyết công việc trong cơ quan được nhanh chóng và góp phần cải cách thủ tục hành chính của cơ quan.

Quy định này thống nhất việc quản lý, phân phối và kiểm soát các tài liệu, công văn từ bên ngoài chuyển đến và các công văn, tài liệu của Thanh tra tỉnh Lào Cai ra bên ngoài.

Quy định này quy định chung về việc kiểm soát công văn đi, công văn đến và việc quản lý, sử dụng con dấu của Thanh tra tỉnh Lào Cai nhằm đảm bảo việc xử lý công văn, quản lý con dấu đúng quy định, đáp ứng yêu cầu công việc.

 

               2. PHẠM VI ÁP DỤNG

 Áp dụng đối với tất cả các các loại văn bản đi và đến trong hoạt động của Thanh tra tỉnh Lào Cai;

 Áp dụng cho cán bộ Văn thư - Lưu trữ và các phòng nghiệp vụ liên quan.

 

               3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN:

- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư;

- Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;

- Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sử đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP;

- Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BVN-VPCP của Bộ Nội Vụ và Văn phòng chính phủ ngày 06 tháng 5 năm 2006 về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

- Thông tư Bộ Nội vụ số: 01/2001/TT-BNV của Bộ nội vụ ngày 19 tháng 01 năm 2011 về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Công văn số: 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục văn thư lưu trữ Nhà nước;

 - Quyết định số 29/2011/QĐ-UBND ngày 14/10/2011 của UBND tỉnh Lào Cai về việc ban hành quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Lào Cai;

- Quyết định số: 62/QĐ-TTr ngày 30/5/2011 của Chánh Thanh tra tỉnh Lào Cai ban hành quy chế công tác Văn thư lưu trữ của Thanh tra tỉnh Lào Cai;

Quy trình kiểm soát tài liệu QT.TT.01;

Quy trình quản lý xắp xếp hồ sơ tài liệu QT.TT.05

 

            4. THUẬT NGỮ & CHỮ VIẾT TẮT

- LĐVP: Lãnh đạo Văn phòng

- CBVT: Cán bộ văn thư.

 

            5. NỘI DUNG QUY TRÌNH

5.1.  Tổ chức và quản lý giải quyết văn bản:

Để quản lý tập trung thống nhất công việc trong cơ quan, tất cả các văn bản đi, đến cơ quan đều phải chuyển qua văn thư đăng ký vào sổ và lấy số văn bản. Những văn bản chuyển giao qua bưu điện, cán bộ đi họp mang về hoặc văn bản chuyển giao trực tiếp giữa các cơ quan đều phải qua văn thư.

5.1.1 Các yêu cầu chung trong quản lý công tác Văn thư lưu trữ:

Đảm bảo tính thống nhất và tuân theo một quy trình chặt chẽ từ các khâu: Tiếp nhận,  phân loại,  chuyển giao (phân công thực hiện), soạn thảo,  trình duyệt,  ký,  in ấn,  phát hành và nộp lưu.

Đảm bảo tính kịp thời, chính xác, bảo mật và an toàn.

Đạt chất lượng và hiệu quả cao, đúng thời gian quy định.

5.1.2. Quy định này quán triệt tất cả cán bộ, công chức, viên chức có liên quan đến công tác soạn thảo văn bản, quản lý văn bản giấy tờ.

5.2. Giải quyết văn bản đến:

Lưu đồ : Quy trình quản lý, giải quyết  văn bản Đến:

Trách nhiệm

Trình tự thực hiện

Tài liệu, biểu mẫu liên quan

Cán bộ văn  thư

 

Tiếp nhận văn bản đến từ bưu điện hoặc gửi trực tiếp

 

 

Cán bộ văn  thư

Phân loại văn bản đến

 

 

Cán bộ văn  thư

 

Bóc bì văn bản đến

 

 

Cán bộ văn  thư

 

 

Đóng dấu văn bản đến vào sổ văn bản

 

Phần mềm quản lý  văn bản hoặc sổ công văn  đến

Văn phòng – Tổng hợp

 

Trình Chánh Thanh tra

 

 

Chánh Thanh tra tỉnh

 

 

giao việc cho các Phó Chánh thanh tra và các  các phòng. Phê duyệt văn bản

 

Cán bộ văn  thư

 

 

Nhân văn bản, giao cho các đơn vị thực hiện theo ý kiến chỉ đạo của Chánh Thanh tra

 

 

Cán bộ văn  thư

 

Chuyển văn bản

 

Sổ chuyển giao văn bản đến các phòng chuyên môn

Cán bộ văn  thư

Phòng chuyên môn

 

Lưu  hồ sơ

 

 

 

5.2.1. Tiếp nhận công văn  đến:

- CBVT xem nhanh qua một lượt ngoài bì xem có đúng công văn gửi cho cơ quan hay không, cái nào không đúng chuyển thường trực để trả lại cho nhân viên Bưu điện.

- Sau đó CBVT có nhiệm vụ bóc bì, sơ bộ phân chia văn bản, thư từ, sách báo, ... thành các loại riêng. Những thư từ đề tên riêng người nhận, sách báo, bản tin, ... không phải vào sổ công văn đến. Đối với văn bản gửi đến cơ quan đều phải vào sổ đăng ký công văn đến – BM.TT.06.01, chia thành hai loại: Loại phải bóc bì và loại không bóc bì:

+ Loại bóc bì vào sổ: Là những văn bản ngoài bì đề tên cơ quan, không có dấu “Mật”. Nếu văn bản khẩn, hoả tốc, có nội dung quan trọng, cấp bách thì CBVT phải chuyển ngay đến Chánh Thanh tra (hoặc Phó Chánh Thanh tra nếu Chánh Thanh tra đi vắng) trong thời gian ngắn nhất.

+ Loại không bóc bì mà chỉ vào sổ, chuyển cả bì những văn bản “Mật”, văn bản gửi Đảng uỷ và các đoàn thể đơn vị trực thuộc cơ quan.

5.2.2. Đăng ký công văn  đến:

Sau khi bóc bì, phân loại, CBVT đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến và đăng ký công văn vào sổ đăng ký công văn đến đối với các văn bản phải vào Sổ đăng ký công văn đến. xem  ( biểu mẫu BM.TT.06.01)

5.2.3. Trình văn bản đến:

Tất cả các văn bản đến, sau khi đã đăng ký: Cán bộ Văn thư phải trình ngay cho Văn phòng- Tổng hợp để nắm bắt nội dung sau đó  Văn phòng – Tổng hợp trực tiếp hoặc phân công cán bộ trình văn bản lên Chánh Thanh tra tỉnh.

5.2.4. Xem xét nội dung, giao việc cho các đơn vị:

Chánh Thanh tra  duyệt văn bản được chuyển đến phòng ban chuyên môn hay cá nhân giải quyết theo thẩm quyền.

5.1.5. Phân phối  chuyển giao văn bản:

Cán bộ văn thư có trách nhiệm:

- Chuyển giao công văn đến cho các cá nhân, phòng ban chuyên môn xem (biểu mẫu  BM.TT.06.02)

- Thông báo cán bộ đầu mối của các đơn vị, phòng ban chuyên môn tới ký nhận vào sổ đăng ký công văn đến, văn bản ngày nào phải chuyển giao ngay trong ngày đó. CBVT không để người không có trách nhiệm xem văn bản của người khác, đơn vị, phòng ban khác.

 

            5.2. Quản lý  văn bản đi:

Đối với tất cả các văn bản của cơ quan Thanh tra tỉnh được  gửi đi đều phải đăng ký như sau:

- Tất cả các văn bản đi được vào chung một quyển sổ gọi là Sổ đăng ký công văn đi (BM .TT.06.02).

 

    Lưu đồ : Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đi.

 

 

Bước công việc

Biểu mẫu

Trách nhiệm

 

Các đơn vị, cá nhân soạn thảo

 

- Thông tư 01/2011/TT-BNV

- QĐ 1131/2008/QĐ-TTCP

Các đơn vị, cá nhân

 

Kiểm tra thể thức VB

 

 

Trưởng bộ phận, Lãnh đạo VP ký nháy

 

 

DUYỆT

 

 

Chánh thanh tra,

Phó Chánh Thanh tra

 

Vào sổ, Scan, Photo, Đóng dấu, phát hành VB

 

Phần mềm QL hoặc sổ công văn đi

Văn thư

 

Theo dõi và lưu hồ sơ

 

 

Văn Thư

 

5.2.1  Giải quyết hồ sơ công văn đi:

Qui trình ban hành văn bản của Thanh tra tỉnh:

a. Giao nhiệm vụ:

            - Tài liệu do lãnh đạo Thanh tra tỉnh Lào Cai phê duyệt của các phòng nghiệp vụ, Các phòng nghiệp vụ thực hiện  soạn thảo.

              b. Trưởng phòng :

- Phân công cho cán bộ, chuyên viên soạn thảo văn bản và chịu trách nhiệm về độ chính xác về nội dung, hình thức và tính pháp lý của văn bản.

- Ký tắt vào bên cạnh chữ cuối của văn bản, chuyển cho Văn phòng - Tổng hợp.

5.2.2. Thẩm tra pháp chế hành chính:

            - Cán bộ, chuyên viên thuộc Văn phòng được giao nhiệm vụ thẩm tra pháp chế hành chính văn bản thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ do các phòng , ban chuyển tới và tiến hành thẩm tra pháp chế hành chính văn bản. Những văn bản, quyết định không đạt yêu cầu, chuyển trả đơn vị soạn thảo để bổ sung, hoàn thiện v.v...

- CBVT có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản trước khi lấy số, vào sổ, đóng dấu (đối với những văn bản Thủ trưởng đơn vị được quyền ký trực tiếp).

5.2.3 Ký tắt:  Các văn bản, quyết định sau khi được thẩm tra pháp chế hành chính được chuyển tới LĐVP xem xét, ký tắt.

5.2.4 Ký duyệt: Sau khi LĐVP ký tắt, văn bản, quyết định được trình Thủ trưởng cơ quan ký duyệt:

- Thủ trưởng cơ quan ký các văn bản, quyết định thuộc thẩm quyền.

- Thủ trưởng cơ quan duyệt các văn bản, quyết định để hoàn tất thủ tục trình Thủ trưởng cơ quan cấp trên ký.

- Trường hợp văn bản, quyết định không đạt yêu cầu sẽ được chuyển trả lại đơn vị soạn thảo để bổ sung, hoàn thiện theo chỉ đạo của  Lãnh đạo cơ quan.

5.2.5  Vào sổ lấy số, nhân bản , đóng dấu phát hành:

            - Đối với các văn bản, quyết định thuộc thẩm quyền của Lãnh đạo cơ quan ký:

            Tất cả các văn bản, quyết định sau khi được Lãnh đạo cơ quan ký, CBVT có trách nhiệm vào sổ, lấy số và phối hợp với cán bộ, chuyên viên được giao trực tiếp xử lý hồ sơ/công văn xác định số lượng văn bản, quyết định cần thiết để chuyển nhân bản, đóng dấu.

            - Các văn bản không được người có thẩm quyền duyệt ký được coi là văn bản không hợp lệ.

 - Mọi thủ tục sao văn bản: Sao y, sao lục, trích sao, phải thực hiện đúng quy định.

            - Văn thư chịu trách nhiệm kiểm tra nghiêm ngặt tiêu đề văn bản và chữ ký của Chánh Thanh tra (hoặc Phó Chánh Thanh tra phụ trách bộ phận) chữ ký nháy của lãnh đạo các phòng chuyên môn trước khi đóng dấu và phát hành. Nếu văn bản không đúng với quy định của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ban hành ngày 06/5/2005 và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19/01/2011 văn thư không đóng dấu phát hành mà chuyển trả lại người dự thảo.

            CBVT phối hợp với cán bộ, chuyên viên được giao trực tiếp xử lý hồ sơ/công văn thực hiện việc gửi văn bản, quyết định.

            Cán bộ, chuyên viên được giao trực tiếp xử lý hồ sơ/công văn và CBVT có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ theo quy định hiện hành..

- Đối với các văn bản, quyết định trình Thủ trưởng cơ quan cấp trên hoặc chuyển các cơ quan liên quan ký:

            Tất cả các văn bản, quyết định sau khi được Thủ trưởng cơ quan phê duyệt, chuyên viên tiếp nhận và CBVT thực hiện tiếp tục theo bước 5..2.6.

            5.2.6 Trình cơ quan cấp trên hoặc chuyển các cơ quan liên quan ra văn bản:

            CBVT có trách nhiệm trình Thủ trưởng cơ quan cấp trên ký văn bản, quyết định hoặc chuyển các cơ quan liên quan ra văn bản.

            - Cách ghi số và mã hiệu công văn đi:

            + Số của công văn đi được thống nhất ghi theo số thứ tự chung cho 1 niên độ (1 năm) theo số liên tục từ thấp đến cao, bắt đầu từ ngày đầu tiên của năm (01 tháng 01) và kết thúc bằng ngày cuối cùng của năm đó.

            + Mã hiệu của công văn đi được ký hiệu bằng 02 chữ cái đầu của loại văn bản tương ứng và 02 chữ cái viết tắt tên của Thanh tra tỉnh Lào Cai.

              Ví dụ: Số: 01/QĐ-TT: Quyết định  số 01 của Thanh tra tỉnh Lào Cai.

- Cán bộ văn thư phải có trách nhiệm xử lý và gửi toàn bộ công văn đi ngay trong ngày bằng cách chuyển ra bưu điện hoặc chuyển đến địa chỉ người nhận theo yêu cầu.

- Vào sổ công văn đi

- Ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản và đóng dấu cơ quan vào văn bản (kể cả dấu “Mật”, “Khẩn”, “Hoả tốc” - nếu có).

- Làm thủ tục ban hành tới những nơi nhận ghi trên văn bản.

- Lưu văn bản.

- Khi đã đóng dấu và vào số, văn thư phải lưu một bản gốc có chữ ký gốc để quản lý và nộp lưu trữ sau này. Người soạn thảo văn bản lưu một bản sao để theo dõi.

Việc truyền văn bản qua mạng phải bảo đảm nguyên tắc thông tin kịp thời, chuẩn xác và bảo mật.

5.2.7. Văn bản nội bộ:

Văn bản nội bộ là một dạng văn bản đi (do nội bộ Thanh tra tỉnh ban hành) song chỉ phát hành nội bộ cơ quan không phát hành ra bên ngoài, đó là văn bản điều hành gửi đến các phòng nghiệp vụ trong cơ quan.

Giải quyết văn bản nội bộ cũng như giải quyết văn bản đi theo mục 5.3 của quy  trình (đã trình bày ở trên).

Các phòng nghiệp vụ và cá nhân khi nhận được văn bản nội bộ cũng tiến hành giải quyết, xử lý tương tự như đối với văn bản đến khác.

            Văn bản nội bộ cũng lưu như mọi văn bản khác.

            5.3.  Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:

            5.3.1. Quản lý dấu:

5.3.1.1. Văn thư có trách nhiệm quản lý dấu của cơ quan và dấu  của các  tổ chức Đảng, Công Đoàn, Đoàn thanh niên, Hội cựu Chiến Binh, Hội chữ thập đỏ của cơ quan.

            5.3.1.2. Lãnh đạo cơ quan và CBVT được giao quản lý dấu chịu trách nhiệm trước pháp luật.

            5.3.2. Sử dụng dấu:

5.3.2.1. Người được giao giữ dấu chỉ được đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký đúng thẩm quyền của người ký văn bản.

5.3.2.2. Dấu trên văn bản phải đúng chiều, rõ ràng và trùm lên 1/3 – 1/4 chữ ký ở phía  trái; Trường hợp đóng dấu nhầm, không được đóng trùm lên dấu cũ mà phải đóng vào bên cạnh dấu cũ.

5.3.2.3. Khi đóng dấu các bản phụ lục kèm theo, văn thư đóng dấu vào góc bên trái của phụ lục và đè lên hàng chữ đầu trang 1/3 – 1/4 đường kính dấu (dấu treo). Nếu phụ lục gồm nhiều trang thì ngoài việc đóng dấu treo, phải đóng dấu giáp lai cho bản phụ lục đó.

5.3.2.4. Khi đóng dấu những văn bản, tài liệu không bảo quản bản lưu ở văn thư (trường hợp đóng dấu các hợp đồng, các loại biên bản nghiệm thu và các loại giấy chứng nhận...) thì cán bộ văn thư phải lập Sổ theo dõi các văn bản không giữ bản lưu tại văn thư.

5.2.2.5. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống.

 

6. HỒ SƠ

Sổ đang ký công văn đi, công văn đến.

Chú ý: Hồ sơ được lưu tại các phòng xử lý chính, trực tiếp; thời gian lưu các phòng tự xác định cụ thể. Sau khi hết hạn chuyển xuống bộ phận lưu trữ của cơ quan và lưu trữ theo quy định hiện hành.

 

7. PHỤ LỤC

Sổ đăng ký công văn đi:             BM.TT.06.01

Sổ đăng ký công văn đến:           BM.TT.06.02 

 


 


 
Gửi bình luận