Tuy nhiên, qua quá trình kiểm tra thực tế cho thấy việc thực hiện các quy định của Nhà nước về lập hồ sơ công việc ở phần lớn các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh chưa tốt, chưa đạt yêu cầu. Lập hồ sơ công việc chưa thực sự trở thành thói quen khi thực hiện nhiệm vụ của mỗi cán bộ công chức, viên chức. Điều đó ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng và thời gian giải quyết công việc cũng như công tác thu thập, bảo quản tài liệu có giá trị để phục vụ cho sự phát triển bền vững của mỗi cơ quan, tổ chức.

Lý do dẫn đến tình trạng trên là:

- Các quy định về trách nhiệm trong lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan chưa được cụ thể hoá trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư, lưu trữ của mỗi cơ quan, đơn vị.

- Công tác lãnh đạo, chỉ đạo triển khai thực hiện pháp luật văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị chưa đồng bộ, quyết liệt.

- Cán bộ công chức làm việc liên quan đến công văn, giấy tờ chưa được bồi dưỡng kiến thức về lập hồ sơ công việc, phong cách làm việc thiếu khoa học, nhận thức chưa đầy đủ về trách nhiệm lập hồ sơ công việc.

Trong thời gian tới, để đổi mới, nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ công việc ở mỗi cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh cần phải thực hiện một số giải pháp sau:

- Cụ thể hoá trách nhiệm lập hồ sơ công việc của cán bộ công chức trong Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của từng cơ quan, đơn vị.

- Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cần quan tâm, lãnh đạo chỉ đạo quyết liệt cán bộ, công chức thực hiện tốt công tác lập hồ sơ công việc và coi đó là một trong những tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ, công chức hàng năm.

- Đẩy mạnh công tác tuyên truyền nâng cao nhận thức của cán bộ công chức về ý nghĩa của tài liệu lưu trữ cũng như tinh thần trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan.

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ lập hồ sơ công việc cho cán bộ, công chức.

Bùi Phương Loan

Phó Trưởng phòng Quản lý Văn thư Lưu trữ

Sở Nội vụ tỉnh Lào Cai