UỶ BAN NHÂN DÂN

UỶ BAN NHÂN DÂN

TỈNH LÀO CAI

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: /2010/QĐ-UBND

Lào Cai, ngày tháng năm 2010

Ban hành Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Lào Cai

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan Nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg ngày 06 tháng 10 năm 2005 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt chiến lược phát triển Công nghệ thông tin và Truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020;

Căn cứ Quyết định số 43/2008/QĐ-TTg ngày 24 tháng 3 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt kế hoạch ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;

Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số /TTr-STTTT ngày / /2010,

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống thư điện bàn tỉnh Lào Cai.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày, kể từ ngày ký ban hành và thay thế Quyết định số 123/2005/QĐ.UB ngày 23/03/2005 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Lào Cai về việc Ban hành Quy định về quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử của UBND tỉnh Lào Cai.

Điều 3. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố và các đơn vị, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.

Nơi nhận:

- Văn phòng Chính phủ;

- Bộ Thông tin và Truyền thông;

- TT: TU, HĐND, UBND tỉnh;

- TT. Đoàn ĐBQH tỉnh;

- Cục kiểm tra VB QPPL-Bộ Tư pháp;

- Ban pháp chế HĐND tỉnh;

- Sở Tư pháp;

- Báo Lào Cai; Công báo Lào Cai;

- Như Điều 3 QĐ;

- Lãnh đạo VP;

- Lưu: VT, các CV.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

CHỦ TỊCH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÀO CAI
------------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
--------------------------------

(Ban hành kèm theo Quyết định số: /2010/QĐ-UBND, ngày tháng năm 2010

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Lào Cai.

2. Đối tượng áp dụng: Quy chế này áp dụng cho tất cả các cơ quan, đơn vị hành chính trong tỉnh và các cán bộ công chức, viên chức (CBCC) tham gia sử dụng và vận hành hệ thống thư điện tử tỉnh Lào Cai.

1. Hệ thống thư điện tử tỉnh Lào Cai là thành phần trong hệ thống mạng thông tin Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh Lào Cai, là phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) để các cơ quan, đơn vị hành chính trong tỉnh và các CBCC sử dụng để trao đổi thông tin dưới dạng thư điện tử thông qua mạng Internet phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng nhiệm vụ được giao.

2. Hệ thống thư điện tử tỉnh Lào Cai được cài đặt tại Trung tâm mạng thông tin UBND tỉnh Lào Cai được đặt tại Trung tâm CNTT và Viễn thông trực thuộc Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Lào Cai và được sử dụng, vận hành thông qua Internet tại địa chỉ http://mail.laocai.gov.vn.

UBND tỉnh Lào Cai thống nhất quản lý hệ thống thư điện tử tỉnh Lào Cai và ủy quyền cho Sở Thông tin và Truyền thông chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của hệ thống thư điện tử theo quy định của Quy chế này và các quy định khác của pháp luật.

Địa chỉ hộp thư điện tử được đặt tên duy nhất cho mỗi cơ quan, đơn vị hành chính trong tỉnh và cho mỗi CBCC có dạng:

1. Hộp thư điện tử của đơn vị: contact-tendonvi@laocai.gov.vn; trong đó: tendonvi là viết tắt tên của cơ quan, đơn vị được cấp hộp thư (có danh sách kèm theo).

a) hodemten-tendonvi@laocai.gov.vn; trong đó: hodem là viết tắt họ và đệm tên của CBCC; ten là viết đầy đủ không dấu tên của CBCC; tendonvi là viết tắt tên của cơ quan, đơn vị quản lý CBCC đó;

b) Trong trường hợp một cơ quan, đơn vị có trùng họ, đệm và tên CBCC, thì hộp thư điện tử của CBCC thứ hai có dạng: tenhodem-tendonvi@laocai.gov.vn; trong đó: ten là viết đầy đủ không dấu tên của CBCC; hodem là viết tắt họ và đệm của tên CBCC; tendonvi là viết tắt tên của cơ quan, đơn vị quản lý CBCC đó.

Các cơ quan, đơn vị và CBCC khi đăng ký sử dụng hộp thư điện tử của tỉnh được khởi tạo trên phần mềm thư điện tử của tỉnh và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu trên máy chủ đặt tại Trung tâm mạng thông tin UBND tỉnh - gọi là Danh bạ điện tử của tỉnh.

Điều 6. Quy trình cấp mới, thay đổi, hủy bỏ hộp thư điện tử

1. Đối với hộp thư điện tử của cơ quan, đơn vị: Khi thành lập mới, giải thể hoặc thay đổi tên, căn cứ vào Thông tư hoặc Quyết định của cấp có thẩm quyền ban hành, Sở Thông tin và Truyền thông sẽ tạo lập, thay đổi hoặc hủy bỏ hộp thư điện tử của cơ quan, đơn vị đó.

a) Trường hợp CBCC tuyển mới hoặc thay đổi về vị trí công tác: Sau khi có Quyết định, Thủ trưởng cơ quan quản lý CBCC có văn bản đề xuất cấp mới hộp thư điện tử cho CBCC gửi Sở Thông tin và Truyền thông để tạo lập hộp thư điện tử mới hoặc cập nhận thông tin thay đổi vào danh bạ điện tử của tỉnh cho CBCC đó nhằm đảm bảo tính thống nhất trên toàn bộ hệ thống thư điện tử của tỉnh;

b) Trường hợp CBCC thuyên chuyển công tác hoặc nghỉ chế độ: Sau khi có Quyết định, Thủ trưởng cơ quan quản lý CBCC phải có văn bản gửi Sở Thông tin và Truyền thông để xóa hộp thư điện tử đó.

Điều 7: Tính hợp pháp nội dung thông tin và những loại văn bản khi trao đổi qua hệ thống thư điện tử của tỉnh

1. Các loại văn bản gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử gồm: Lịch công tác của cơ quan, các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ các cuộc họp, tài liệu dự án, văn bản quy phạm pháp luật xin ý kiến, những văn bản gửi để biết, để báo cáo (trừ các văn bản mật và những văn bản gửi bằng hệ thống thông tin điện tử khác). Khuyến khích sử dụng hệ thống thư điện tử để gửi, nhận các loại văn bản như: Giấy mời, công văn, báo cáo các cấp, những thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo và các văn bản khác. Những văn bản gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử phải đúng với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước.

2. Khi phát hành văn bản trừ những văn bản mật, ngoài việc gửi văn bản tới nơi nhận theo cách thông thường, phải gửi văn bản điện tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức) vào địa chỉ thư điện tử của cơ quan, đơn vị có tên trong phần “nơi nhận” hoặc cung cấp địa chỉ để có thể liên lạc, nhận văn bản điện tử;

3. Sử dụng bộ mã ký tự chữ tiếng Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để thể hiện các nội dung trao đổi trong hệ thống thư điện tử của tỉnh Lào Cai;

Các cơ quan, đơn vị, CBCC thường xuyên truy cập vào hộp thư điện tử để nhận và hồi đáp kịp thời thư điện tử của các cơ quan, đơn vị, người dân và doanh nghiệp gửi đến.

1. Đối với hộp thư điện tử của đơn vị (hộp thư công vụ): Kiểm tra thư ít nhất 02 lần mỗi ngày vào đầu giờ buổi sáng và buổi chiều các ngày làm việc.

2. Đối với hộp thư điện tử CBCC: Kiểm tra thư ít nhất 01 lần mỗi ngày trong các ngày làm việc.

1. Chịu trách nhiệm tổ chức quản lý kỹ thuật hệ thống thư điện tử của tỉnh bảo đảm hoạt động thông suốt, liên tục và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, CBCC khai thác, sử dụng đúng quy trình, đúng mục đích.

2. Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với hệ thống thư điện tử của tỉnh theo chế độ mật và tạo lập chế độ lưu trữ dự phòng cho hệ thống.

3. Chịu trách nhiệm quản lý Danh bạ điện tử của tỉnh. Tạo lập, sửa đổi, loại bỏ, quản lý quyền truy cập sử dụng các hộp thư điện tử cho các cơ quan, đơn vị hành chính trong tỉnh và các CBCC trên hệ thống thư điện tử của tỉnh; cập nhật các thông tin thay đổi Danh bạ điện tử của tỉnh.

4. Căn cứ kế hoạch hàng năm, lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, xây dựng, phát triển và bảo trì hệ thống thư điện tử của tỉnh trình UBND tỉnh xem xét, phê duyệt.

1. Được cấp hộp thư điện tử của đơn vị (hộp thư công vụ) để các cơ quan, đơn vị sử dụng trao đổi, gửi nhận văn bản thay cho cách gửi nhận theo phương pháp truyền thống. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo việc sử dụng đúng mục đích, có hiệu quả và chịu mọi trách nhiệm về nội dung thông tin, bảo đảm sự bí mật tài khoản hộp thư điện tử.

2. Hộp thư điện tử của đơn vị do Thủ trưởng đơn vị (Giám đốc, Thủ trưởng các ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã) quản lý hoặc uỷ quyền bằng văn bản cho người có trách nhiệm trong cơ quan, đơn vị quản lý.

3. Khi có thay đổi Thủ trưởng đơn vị, phải bàn giao hộp thư điện tử đơn vị, mật khẩu và toàn bộ nội dung tài liệu có trong hộp thư cho Thủ trưởng mới.

4. Khi nhận được thư điện tử gửi vào hộp thư của đơn vị thì Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được Thủ trưởng đơn vị uỷ quyền) phải có trách nhiệm xử lý và tổ chức thực hiện.

5. Ban hành qui chế sử dụng thư điện tử tại cơ quan, đơn vị mình và chấp hành theo nội dung thông tin được gửi, nhận qua hộp thư thư điện tử của đơn vị, của CBCC và việc sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh như là phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính của Thủ trưởng đơn vị.

6. Sử dụng triệt để hệ thống thư điện tử của tỉnh trong trao đổi văn bản, tài liệu giữa các cơ quan, đơn vị, giữa các CBCC với nhau và với người dân và doanh nghiệp trong công tác cung cấp các dịch vụ công.

7. Khi có thay đổi thông tin về CBCC như thêm mới, sửa, xóa, các cơ quan, đơn vị có văn bản gửi về Sở thông tin và Truyền thông để cập nhật kịp thời vào Danh bạ điện tử của tỉnh.

1. Hộp thư điện tử của CBCC được cấp để sử dụng trao đổi thông tin phục vụ tác nghiệp hàng ngày, hỗ trợ thực hiện nhiệm vụ và công tác chuyên môn được giao; Khi được cấp hộp thư điện tử và mật khẩu (password), CBCC phải truy cập vào hộp thư và thay đổi ngay mật khẩu để bảo đảm an toàn, bảo mật của hộp thư điện tử;

2. Sử dụng hệ thống thư điện tử đúng quy trình, đúng mục đích; thực hiện nghiêm chế độ bí mật thư điện tử và chịu trách nhiệm về thông tin của mình khi gửi, nhận qua hộp thư điện tử;

4. Không truy nhập vào hộp thư điện tử của người khác và không để người khác sử dụng hộp thư điện tử của mình.

5. Nghiêm cấm việc cung cấp hoặc để lộ mật khẩu truy cập vào hộp thư điện tử cho cá nhân, tổ chức không thuộc phạm vi và trách nhiệm sử dụng hộp thư điện tử trên hệ thống thư điện tử của tỉnh. Có trách nhiệm bảo quản mật khẩu để đảm bảo an toàn cho hộp thư điện tử được cấp. Trường hợp bị lộ hoặc quên mật khẩu phải báo cáo Thủ trưởng cơ quan mình và báo cáo Sở Thông tin và Truyền thông để được cấp lại mật khẩu mới.

6. Nghiêm cấm sử dụng hộp thư điện tử để gửi, nhận các nội dung thông tin trái với các qui định tại khoản 1 Điều 7 của Qui chế này. Không được sử dụng các kỹ thuật tin học để phát tán virus tin học thông qua hộp thư điện tử của mình.

7. Khi phát hiện những thư điện tử không đúng mục đích, thư điện tử có virus, thư rác phải xóa bỏ; trường hợp thư điện tử có nguy cơ phát tán lớn phải báo cáo Thủ trưởng cơ quan và Sở Thông tin và Truyền thông để phối hợp xử lý kịp thời.

8. Khi phát hiện có lỗi hoặc gặp sự cố về sử dụng hộp thư điện tử phải thông báo về Sở Thông tin và Truyền thông để khắc phục, sửa chữa.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Các cơ quan, đơn vị phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng thư điện tử của CBCC trong công việc và coi đây là trách nhiệm, quyền hạn của CBCC trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm. Xem xét đưa hoạt động này vào các phong trào thi đua, bình xét khen thưởng.

Các cơ quan, đơn vị hàng năm phải báo cáo kết quả thực hiện Quy chế này, báo cáo khi có yêu cầu đột xuất và gửi về Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp báo cáo UBND tỉnh.

1. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố và các tổ chức, CBCC có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy chế này được xét khen thưởng theo quy định.

2. Trường hợp vi phạm Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự, nếu gây thiệt hại phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

Điều 15. Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc cần điều chỉnh, bổ sung, các đơn vị kịp thời phản ánh bằng văn bản gửi về Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp trình UBND tỉnh xem xét, quyết định./.